Guia Básico para Gestão Financeira de Agências e Operadoras de Turismo

Investir na Gestão Financeira de Agências e Operadoras de Turismo é essencial para a lucratividade do negócio

Vamos ser sinceros?

Você pode até achar esse assunto chato, mas a rotina de toda e qualquer empresa é cheia de processos que envolvem dinheiro, e os processos de gestão financeira são essenciais para a empresa pagar as contas e gerar lucro.

Quando se fala em gestão financeira de Agências e Operadoras de Turismo esse ponto se torna ainda mais importante, devido a grande movimentação entre contas a pagar e receber e elevados custos operacionais que exigem acompanhamento antes, durante e após a venda do serviço.

A gestão financeira de Agências e Operadoras de Turismo é essencial para a sobrevivência e profissionalização do seu negócio.

Para entender mais sobre e buscar aumentar a lucratividade do negócio, confira abaixo! 

O que é a gestão financeira?

Para que a sua agência ou operadora de viagem tenha sucesso é fundamental que se aplique uma série de ações administrativas para cuidar das finanças e controlar todas as atividades que envolvem recursos financeiros.

Assim, o objetivo da gestão financeira é administrar e analisar para compreender se o negócio está trazendo rendimentos e lucratividade. E isso é feito através de um olhar completo sobre as despesas, investimentos, rendas, etc.

Essa gestão permite que se tenha controles, indicadores, metas e ações estratégicas que tragam melhorias ao seu negócio para que ele seja lucrativo.

Se em um determinado mês os resultados não foram os melhores, a partir da análise da gestão é possível entender o que aconteceu. 

A partir dos resultados obtidos, são definidas estratégias para mudar essa realidade e melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Como fazer a Gestão Financeira de Agências e Operadoras de Turismo

Além de trazer um olhar mais estratégico e apontar melhorias, a gestão financeira também apresenta uma série de vantagens para a sua agência e operadora de viagem.

Entre elas:

• Controle e redução de custos;
• Gestão de orçamentos e investimentos;
• Profissionalização do negócio;
• Controle de indicadores para aumentar os lucros;
• Otimização do investimentos em marketing e vendas;

Para alcançar esses benefícios confira abaixo alguns das principais ações e processos que o negócio deve fazer.

Separe as Finanças pessoas e as da Empresa

Um dos erros mais básicos das pequenas e médias empresas consiste em não distinguir as finanças empresariais das pessoais.

Sacar do bolso para cobrir furos no caixa ou retirar da empresa para pagar boletos pessoais é uma má ideia e o processo de identificar o crescimento de sua agência ou operadora de viagens fica comprometida.

Para fazer essa separação é importante:

• Tenha contas bancárias separadas;
• Não misture o dinheiro pessoal e da empresa;
• Defina um pró labore (salário dos sócios);

Esse é um passo básico, mas muito importante para a profissionalização da gestão financeira do negócio.

Tenha um Plano de Contas

Na administração financeira, um dos primeiros passos é ter definido o seu plano de contas.

O plano de contas é um método de organização para a empresa ter a visão da sua saúde financeira e conseguir controlar as entradas e saídas de caixa.

As contas são dividas em categorias que representam as principais formas de recebimento e custos, trazendo assim uma visão mais geral de onde o dinheiro está sendo movimentado.

O plano bem estruturado serve para:

• Otimização dos relatórios financeiros;
• Análise precisa da situação econômica;
• Elaboração do orçamento mensal da empresa;
• Padronização dos registros, fazendo com que a interpretação dos documentos sejam mais claras;
• Fornecimento dos dados para uma administração eficiente.
• Controlar a lucratividade e retorno sobre os investimentos da empresa.

De forma básica o plano de contas inclui:

• Receitas de vendas e comissões
• Custos Administrativos
• Custos com funcionários
• Custos operacionais
• Investimentos em marketing
• Entre outros.

Embora a estrutura base não varie muito, cada empresa tem uma necessidade e o plano deve atender as necessidades de análises e suporte a tomada de decisão pelos gestores.

Esse é um processo de construção que sempre vai se complementando. É comum que a empresa inicie com um plano de contas simplificado e evolua de acordo com sua maturidade e gestão.

Administre as contas a pagar e receber

Esse costuma ser um dos principais erros cometidos pelas empresas: a mal administração da entrada de receitas e controle das despesas daquele mês.

O que são contas a pagar e receber?

> Contas a pagar
São as obrigações financeiras de uma empresa, como o salário dos colaboradores, as compras feitas com fornecedores,impostos, outras obrigações fiscais, etc.

Basicamente, é tudo o que a empresa gasta, seja com custos de fornecedores, custos fixos, entre outros gastos.

> Contas a receber
As contas a receber são definidas como todo o dinheiro que entra na empresa, como as vendas e comissões.

Para equilibrar as finanças e a empresa ter lucro, as contas a receber sempre devem ser maiores do que as contas a pagar.

Para um correto controle é necessário:

Registrar todas as despesas e receitas

Um controle realmente eficiente das contas começa pelo registro de tudo que entra e sai do caixa, tais como:

• Custos administrativos;
• Custos com funcionários;
• Custos operacionais;
• Investimentos em Marketing;
• Margem de lucro dos produtos e serviços mais vendidos;
• Recebimentos em cartão e os devidos prazos;
• Controle do dinheiro entre as contas;

Na verdade, todo o mecanismo financeiro da empresa se utiliza e depende dessas informações. Para que o controle de contas a pagar e receber seja efetivo e confiável, a empresa precisa contar com rigor nos registros.

Quanto mais esse processo for automatizado, mais vantagem, rapidez nos processos e menor as possibilidades de erros na gestão financeira de agências e operadoras de turismo.

Domine seus custos fixos e variáveis

O turismo é uma atividade que os custos variam muito de acordo com o número de vendas, e é essencial entender esses conceitos para administrar os resultados.

Os custos fixos são todos àqueles que o negócio terá que pagar no final do mês, independentemente de ter feito vendas ou não.

Por exemplo, aluguel, salários, internet, etc

Já os custos variáveis, são diretamente associados à sua produtividade. Ex: comissão para vendedores, fornecedores usados para a operacação e venda de pacotes, taxas de cartão, etc.

Utilize Centros de Custo

Uma maneira eficiente de controlar os recursos é a divisão em centros de custos que podem ser por setor, filial ou seguindo outro critério adequado à estrutura da sua empresa.

Por exemplo:

• Atividades de Agenciamento e Operação;
• Departamentos de Lazer, Corporativo e Eventos;
• Setor Comercial, Administrativo, Marketing;
• Diferentes filiais;

Assim, em um levantamento de custos, é possível identificar se um determinado centro de custo vem reduzindo ou aumentando seus gastos e avaliar para quais áreas você precisa cortar despesas ou aumentar investimentos.

Acompanhe o fluxo do caixa

O Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de valores)

Esse controle deve ser feito de forma rigorosa sobre todas as movimentações de recursos financeiros da empresa.

Quando o fluxo de caixa é mal gerenciado, a consequência é prejuízos de tempo, dinheiro e esforços.

O ideal é fazer esse acompanhamento de forma diária, pois assim as suas ações e estratégias financeiras se tornam mais eficazes e você terá acesso a análises e relatórios mais eficientes e assertivos.

Para isso, é necessário organização e disciplina, contudo, acompanhar essa movimentação do caixa deve ser uma prioridade pelo bem da saúde financeira do seu negócio.

Faça a conciliação bancária

A conciliação bancária é outro ponto importante quando o assunto é gestão financeira para Agências e Operadoras de Viagem.

Caso não saiba, ela consiste na comparação entre o extrato do banco e o seu controle interno.

Como as Agências e Operadoras de Viagem trabalham com diversas formas de pagamento e várias entradas e saídas acontecem em um único dia, é comum encontrar movimentações de pagamentos que foram lançados incorretamente no sistema.

A partir dessa conciliação da conta bancária você consegue identificar as falhas e corrigi-las, se possível, o que traz uma visão bem mais realista sobre o caixa da sua empresa.

A atenção aos detalhes é muito importante na área financeira, pois um número errado é capaz de trazer dados irreais e essa comparação de informações garante um controle mais eficaz dos recursos.

Entenda a situação atual da sua empresa

É muito importante ter uma compreensão profunda do atual momento da sua empresa para colocar em prática de forma eficiente a gestão financeira para Agências e Operadoras de Viagem.

Isso permite que você seja realista sobre tudo aquilo que envolve seu negócio e a partir disso tome medidas eficazes para o crescimento da sua empresa.

Assim é fundamental que você tenha controle dos indicadores financeiros do seu negócio para entender a situação atual da sua agência e operadora de viagem.

Tenha indicadores para a sua agência e operadora de viagem

Os indicadores fornecem uma direção para a sua empresa, dando a ela estrutura e maturidade sobre qual caminho seguir. 

Sem eles é bem provável que você tome atitudes impensadas, que limitam seu crescimento, ou no pior cenário levem o seu negócio a fechar as portas.

Portanto, uma tarefa muito importante na gestão financeira de agências e operadoras de turismo é estabelecer os indicadores e fazer o acompanhamento de perto deles.

É fundamental ter o controle dos principais indicadores, como:

• Faturamento;
• Lucro Bruto;
• Margem de Lucro;
• Margem de Contribuição;
• Ponto de Equilíbrio;

Esse indicadores são essenciais para direcionar a empresa em busca de maiores lucros, tomar decisões planejadas e reagir a imprevistos.

Para entender melhor leia também:

Indicadores Financeiros Básicos para Empresas de Turismo

Tenha um plano para a Gestão de Crises

Infelizmente, muitas empresas fecham por não conseguir superar uma crise.

Com a crise do Corona Virus no Turismo isso ficou ainda mais claro.

Não existe receita para o enfrentamento de crises financeiras mas é importante refletir sobre qual a origem das dificuldades financeiras.

É comum achar que são as receitas que estão baixas, mas o problema pode estar nos custos, nas despesas operacionais e nos custos para adquirir um novo cliente.

É fundamental identificar claramente a origem do problema.

Para ter uma visão mais completa sobre ações que podem ser tomadas para superar as crises leia também:

O que fazer para Espantar a Crise e Retomar as Vendas no Turismo

Controle os Preços de Venda

O controle financeiro vai ajudar a precificar os serviços e determinar o correto valor para os seus pacotes e atividades que chegará até o cliente final. 

A precificação correta é capaz de aumentar seus ganhos e evitar perdas em produtos e atividades que aparentemente dão lucro.

Ao controlar a sua precificação você conta com vantagens, como:

• Melhorar seus resultados;
• Atrair e fidelizar os consumidores;
• Ofertar descontos especiais;
• Ter um diferencial da concorrência.

Ao compreender seus ganhos e despesas, se torna mais tranquilo saber qual é o valor necessário para cada produto para ter seus objetivos financeiros alcançados.

Confira os valores de recebimento e pagamento

Você confere os valores de comissões e despesas que o seu negócio deve receber e pagar aos fornecedores?

Algumas empresas não fazem isso, o que é um erro grave, pois se perde muito dinheiro com esse descuido.

Não dependa de terceiros e faça essa análise de perto, visto que diariamente os fornecedores emitem boletos e faturas, então é provável que existam erros.

Fique atento a esse ponto, pois a conferência dos valores é crucial para o correto controle dos resultados do seu negócio.

Utilize um sistema de gestão

É muito mais difícil falar em controle de finanças de Agências e Operadoras de Viagem sem mencionar um sistema de gestão.

Isso porque, através dele é possível controlar todos os aspectos mais importantes acerca dos seus recursos, como:

• Controle de gastos;
• Pagamentos a receber dos fornecedores;
• Despesas mais próximas de vencer, dentre outros.

Além disso, uma boa ferramenta de gestão financeira ainda traz relatórios, o que é importante para melhor análise dos recursos da sua empresa.

Conclusão

Entendeu a importância da gestão financeira de agências e operadoras de turismo?

Então, comece a implementar as dicas passadas aqui na sua empresa!

Indicações de Leitura

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